北辰独家会务执行，2025国际基础科学大会圆满闭幕

在科学界的热切关注中，2025 国际基础科学大会于7月25日圆满落幕。自7月13日开幕以来，这场汇聚全球智慧的盛会，不仅集中展现了中国基础科学研究领域取得的重要成绩，更是搭建了一个促进全球科学界深度对话与协作创新的高端平台。



在大会成功举办的背后，北辰集团旗下首都会展集团连续三年作为独家会务执行单位，围绕“安全、专业、高效、人文”目标协同发力，会务保障兼顾主题与温度，会场搭建保障高效运转，服务接待获嘉宾肯定，交通与证件管理降本增效，共同保障大会全流程顺畅有序，全方位、多维度彰显了国际盛会的中国服务水准。


强化统筹“力度” 提升服务“精度”


首都会展集团自承接会务执行任务起，便组建了专业且经验丰富的项目团队，全身心投入到大会的筹备工作中。创新建立“1办11组”专项工作机制，构建“总体方案+15个专项方案”的保障体系，确保覆盖全流程各环节，实现责任到人、全面闭环。





针对此次大会，首都会展集团以系统思维贯穿全程，形成“统一指挥、分级负责、协同高效”的工作格局。项目组重点强化了组织架构的科学性，将整体工作细分为多个专业工作组，每个工作组都配备专业团队和明确职责。同时，为确保各项工作落实到位，将15个专项方案转化为具体可操作的336条任务清单，配套建立完整闭环管理机制，通过制度化的方式确保每个环节都能有效衔接、高效运转。

从场地规划到设备调试，从嘉宾接待方案制定到酒店住宿的精细安排，团队成员以严谨认真的态度，反复研讨、精心筹备，确保大会的每一个环节都能顺利进行。

践行“绿色办会”理念 数字驱动展现“专业度”


大会践行“绿色办会”理念，取消各酒店定制联系卡，改用通用卡片，实现环保与效益的双重提升。针对400余场学术报告的专业性需求，建立一对一服务链条，及时通知报告人报告时间、地点等安排，提前收集PPT并完成兼容测试。在重点报告厅组成双语服务团队，提供“即时翻译、学术术语解释、设备应急支援”服务，让学术交流“零障碍”。

以“专业度”为核心，在细节处下功夫，将服务保障转化为大会品质的重要载体。会场呈现注重精细融合，将中国文化与学术主题有机融合，在证件、手册等物料设计中融入艺术设计符号，在灯杆道旗、指引导视牌设计中融传统纹样与数学公式图形，展现“科学与人文共生”的美学理念。




以数字化手段提升管理效能，推动服务保障从“经验驱动”向“科技驱动”转变，实现质效双升。引入AI辅助剪辑系统，通过智能识别活动类型（如开幕式、专题报告、晚宴）自动匹配剪辑模板，在会场部署电子立屏，通过系统后台统一操控，确保信息修改“一键同步、实时更新”。

细节精益求精 传递中国服务“温度”


首都会展集团将人文关怀融入服务全环节，让参会者感受到“家的温暖”。接待流程标准优化，制定“三核三查”标准化接待流程，从核人名单、核房型、核客对接，用“超出预期的关怀”打动人心。为满足来自于十多个国家不同人群的饮食需求，保障团队充分与餐饮服务商沟通，联合供餐保证品质，会期累计提供茶歇、午宴等餐饮服务1万余人次。

同时，高效应变为嘉宾解决难题。一位伦敦帝国理工学院教授抵店后，因开幕式需正装，向会务组工作人员求助。了解客人需求后，会务组迅速安排支援翻译协助，当日嘉宾买到适合自己的参会服装回到酒店后，专门手写留言：“中国同事的细致服务，让我感受到家一般的温暖。我此次参会最难忘的记忆片段，也让我对中国人文关怀有了深刻理解，期待未来更多交流”。大会期间，会务组累计收到重要嘉宾手写感谢信33封。 




随着闭幕式的举行，2025国际基础科学大会落下帷幕，但它所带来的影响将持续深远。首都会展集团连续三年的出色会务执行，也为大会的成功举办书写了浓墨重彩的一笔。